כל אירגון, עסק וחברה חשופים לרגולציה כיום יותר מאי פעם. עם הזמן, נוספים עוד ועוד חוקים ותקנות החלים על אירגונים. הפרות של חוקים ותקנות אלו מהוות סיכון לעסק ועלולות לגרור סנקציות משמעותיות ועונשים כבדים.
קיימים מספר כלים תפעוליים שבעזרתם יוכל האירגון להתגונן ולעמוד בדרישות החוק, והכלי הנפוץ שבהם הוא סקר ציות. זהו כלי יעיל במיפוי הסיכונים והחשיפות האפשריות לתביעות ולהפרות ובעזרתו ניתן לנהל בצורה נכונה את הדרישות הרגולטיביות ולהנחיל תרבות ציות הולמת באירגון.
הנהלות אירגונים רבות מתמודדות עם קשיים רבים, ביניהם בולט האתגר של יישום והטמעה של כלל החוקים והתקנות החלים על האירגון.
במסגרת סקרי הציות נבחנים תהליכי העבודה בתאגיד ונהלי הבקרה הפנימית הקיימים, למול הוראות החוקים החלים על התאגיד (אזרחיים ופליליים), לצורך איתור מקרים של אי התאמה להוראות הרגולטוריות הרלוונטיות והצבעה על החשיפות המשפטיות הקיימות, ולצורך אבחון כשלים בתהליכי הבקרה הפנימית.
סקר ציות בנוי ממספר שלבים:
הבנה ומיפוי דרישות הדינים הרלוונטיים (לרבות פרשנות בפסיקה ועמדות סגל רשות ניירות ערך).
סקירה של תהליכי העבודה הקיימים באירגון ונהליו המתייחסים לקיום הוראות החוק הרלוונטיות.
סקירה של האופן בו האירגון מבצע את דרישות הדין ואת נהלי העבודה שלו.
בהתאם לממצאי הסקר, מוצעים שיפורים נדרשים, לרבות כתיבת נהלי עבודה המתאימים באופן ייחודי המתאים לאירגון והעמקת תהליכי הבקרה הפנימית בתאגיד, על מנת לצמצם את הסיכונים האמורים. לאחר בחינת הנהלים הקיימים, יש לבחון האם הנהלים הקיימים בארגון מספקים מענה הולם לדרישות החוק, ואם לאו, יש לשנותם באופן שיהלום את הדינים הרלוונטיים. בנוסף, ניתן להעמיק את הבדיקה במוקדים עתירי סיכון בכדי לאתר אי סדרים נוספים, באם קיימים.
נהלים פנימיים יהיו כתובים באופן שמתאים למבנה הארגון, למאפייניו הייחודיים ולחשיפות ולכשלים הפוטנציאליים אליהם הוא חשוף. על הנהלים לסקור את הנושאים הבאים: מגנוני האכיפה הפנימית בארגון, מידע פנים, דיווח לרשות ניירות ערך ולציבור וכן פעילות האירגון, הסדרת מערך הבקרות על ביצוע התכנית וטיפול בכשלים והפרות דינים.
מי מבצע את סקר הציות?
סקר הציות יכול להתבצע על ידי גורמים פנים ארגוניים או על ידי יועצים ומומחים חיצוניים.
ההמלצה הרווחת היא לאפשר לגוף אובייקטיבי חיצוני המונה אנשים מקצוע ומשפט לבצע את סקר הציות, מכיוון שכך הסיכוי לקבלת תוצאות מוטות קטן.
כאשר גוף חיצוני לחברה מבצע את סקר הציות, מתקבלת התוצאה האובייקטיבית ביותר, משום שאנשיו לא מכירים את הפוליטיקה הפנים-אירגונית בחברה, את מארג כוחות העובדים בחברה ורואים בצורה רחבה את העסק.
מאידך, כאשר עובדי חברה מבצעים את סקר הציות, תיתכן תוצאה לא אובייקטיבית, "עיגול פינות", ומשום שהם אינם מכירים בצורה טובה דיה את דרישות החוק השונות, התוצאות עלולות להשמיט בדיקה של ציות לחוקים מסויימים.
כל כמה זמן יש לבצע סקר ציות?
הנורמה המקובלת, כפי שאף נקבע בחוזרי רשות ניירות ערך הינה לבצע סקר ציות אחת ל-4 שנים.
את סקרי הציות ניתן לבצע בתאגידים מפוקחים בעלי תחומי פעילות שונים ביניהם למשל גופים פיננסיים, גופים בתחום הבטיחות, וגופים בתחומים רבים אחרים.
אנו באודיט מבצעים סקרי ציות ואכיפה לאירגונים מפוקחים בכל תחומי המשק השונים. במשרדנו בעלי מקצוע מובילים בתחומם, המשלבים ידע וניסיון מעשי. הגנו על האירגון שלכם עוד היום לפני שתידרשו לביקורת מפרכת מצד גופי הפיקוח הרגולטורים, ואנו נסייע לכם לפתח תוכניות ציות ולבצע ביקורות תקופתיות.
מעוניינים לשמור על העסק שלכם? צריכים עזרה משפטית? אנחנו כאן כדי לסייע לכם! למשרדנו ניסיון בסיוע לגופים בשמירה על חוקי הרגולציה. אל תחכו לקנס/מאסר, חשיפה לתביעות ופגישה במוניטין! צרו קשר עוד היום עם עו"ד מיכאל גילינסקי, ראש תחום רגולציה אצלנו במשרד. מייל: michaelg@audit-fa.co.il טלפון נייד: 052-4326617