כשחברה, ארגון או עסק מעוניינים לעבוד בצורה מסודרת, מוגדרת ויעילה, אחד הצעדים שיקרבו אותה למטרה היא כתיבת נהלי עבודה. נוהל מוגדר כדרך ברורה ומתועדת לתיאור ביצוע פעילות. נהלים הם חלק מהתשתית של כל ארגון, בין אם בבעלות פרטית או ממשלתית, בין אם הוא קטן או גדול, ובין אם הוא ישן או חדש. עת החירום אשר אותו חווה מדינת ישראל והעולם, מזמן בעיות קשות וחדשות לבעלי עסקים ומעלה צורך עז בייעול העבודה, כמו גם בימי שיגרה.
הנה מספר פעולות אותן ניתן לבצע כחלק מתהליך שיפור העבודה בחברה בהקשר של נהלי עבודה:
הדרכה לכתיבת נהלים
עסקים מסוימים רוצים ויכולים לכתוב בעצמם את נהלי העבודה, כך שהעבודה תתבצע בתוך כתלי הארגון מסיבות שונות ומגוונות: רצון במעורבות גבוהה יותר של גורמים רלוונטיים - אותן פונקציות בארגון, שיהיו אחראיות בעתיד לביצוע הנוהל או הגברת המוטיבציה אצל העובדים הקשורים בכתיבת הנוהל. יהיו הסיבות אשר יהיו, לא תמיד קיים אצל הגורמים המעוניינים בכתיבת הנהלים הידע המקצועי והיכרות מעמיקה עם הרגולציה הכרוכה בנוהל. או הדרך הנכונה לכתיבתו. לכן, גם למצב זה קיים פתרון והוא הדרכה לכתיבת הנהלים בארגון. חברתנו מציעה שירות של הדרכה וליווי בכתיבת הנהלים, עם מדריך לכתיבת נהלים – עו"ד מיכאל גילינסקי או רו"ח שלי גליקליך-פוקס אשר שניהם מנוסים בכתיבת נהלים מכל הסוגים ולכל סוגי החברות. עם הידע המקצועי שלנו וההיכרות המעמיקה שלכם עם הארגון תוכלו לקבל תוצאה של נהלים שיעמדו במבחן המציאות, הרגלוציה המשתנה, וגם תזכו במוטיבציה המקסימלית של העובדים לשיתוף פעולה.
עדכון ושיפור נהלי עבודה
העשייה הארגונית דינאמית ומצריכה בחינה מתמדת של שגרת התהליכים היומיומיים, הניהול ושל אפקטיביות תהליכי העבודה בשטח. זאת כמובן בנוסף לצרכים ולדגשים המשתנים של הארגון, לערכים המשתנים המשפיעים על תרבות הארגון ולתקשורת הפנים ארגונית המושפעת מאופי ממשקי העבודה והיחסים בין היחידים הפועלים בו,
טבעי מאוד שתהליכי העבודה יישתנו עם הזמן, יתווספו שלבים, יוסרו שלבים לא נחוצים וכדומה. המכשור מתקדם עם השנים ושלבים מסוימים של תהליך העבודה יהיו מיותרים. חברות רבות מוצאות עצמן משנות עם הזמן את התהליכים ומתאימות אותם לפי התקופה/ ההתקדמות הטכנולוגית וכדומה.
תהליך עבודה לא יעיל שווה לבזבוז זמן, וכידוע זמן שווה כסף. אם לא מוגדרת מטרה וזמן לכל תהליך עבודה, הופך תהליך העבודה ללא יעיל. חוסר יעילות בתהליך העבודה המתבטאים בצווארי בקבוק, חלוקת משימות לא נכונה בין העובדים, חוסר פריסה של העבודה למשך השנה בצורה מאוזנת שיכולה להתבטא ביצירת עומס בתאריכים מסוימים בחודש או עבודה כפולה על אותו תהליך וכל אלה יכולים להסתכם בעשרות אלפי שקלים לעסק קטן בשנה, וכמובן בהרבה יותר כאשר מדובר על חברות וארגונים גדולים. בעלי עסקים ומנהלי חברות יודעים שיש תהליכי עבודה בעסק שגורמים להם הפסדים, יכולים להצביע בדיוק על מקורותיהם, ובכל זאת מתקשים מאוד לשנות אותם. אז מה עושים?
חלק מתהליך כתיבת נהלים, כולל בחינה כוללת של התהליך. כותב הנוהל כאורח לרגע יכול לראות את הפגעים שאנשי הארגון התרגלו לקבל. כתיבת נוהל איננה רק שכתוב של המשימות הנעשות אלא כרוכה בבחינת הצעות לשינוי ושיפור תהליכי עבודה וזו נקודת הפתיחה לארגון המעוניין בהתייעלות, בחיסכון של זמן, משאבים אנרגיה וכמובן כסף. כאשר משנים נהלי עבודה גם צורת העבודה משתנה, לעיתים גם מבצעי התפקידים משתנים והכל לתועלת הארגון לטווח הארוך. גם כאשר הדבר כרוך באנרגיה ובמשאבים שצריכים להתנקז לצורך יצירת קובץ נהלי עבודה/טופס נהלי עבודה, תהליך של שיפור ועדכון נהלי עבודה יכול בסופו של יום להיטיב עם הארגון ועם העובדים בטווח הארוך.
כתיבת נהלים בזמן שיגרה ובזמן חירום
נהלים לעסק חשובים ביום יום ובזמן שיגרה כי הם מאפשרים לעבוד בצורה הנכונה והמיטבית ביותר. אך כמובן שהדבר נכון פי כמה וכמה כאשר מדובר בזמן חירום, כמו המצב אותו זימנה לעסקים מגפת הקורונה או בשמה המקצועי, covid -19. לצד הנחיות משרד הבריאות עסקים רבים היו צריכים לקבל החלטות קשות כמו למשל: האם לעצור את הפעילות העסקית וכיצד לעשות זאת בצורה הנכונה ביותר? איך מוצאים ספקים חלופיים? איך להמשיך את המכירות גם כאשר הוטל סגר ועוצר? איזה תפקידים ואיזה עובדים נחשבים חיוניים ואיזה לא? איזה עובדים להשאיר לעבוד ואיזה להוציא לחל"ת או לפטר? איך נערכים לתסריטי קיצון: סגר על אזור המפעל, היעדרות מסיבית של עובדים כתוצאה מבידוד או מחלה? כיצד עוברים לעבודה מרחוק? איזה ציוד מגן לעובדים (מסיכת פנים, ראש וגוף) ומוצרי חיטוי יש לספק לעובדים שבאים לעבודה? איזה פעילויות למניעת התפשטות נגיף הקורונה בתחומי החברה יש לבצע? וכאשר המשק חזר ל30% פעילות שאלות כמו את מי מהעובדים להביא לעבוד ומתי? מה לגבי העובדים שמגיעים בתחבורה ציבורית בלבד? ומה לגבי העובדים שמגיעים ברכבת? ועוד ועוד.... חברות רבות, ארגונים, עסקים קטנים, בינוניים וגדולים, מצאו עצמם במקרה הטוב עם נהלי המשכיות עיסקית אשר לא עמדו במבחן המציאות ובחוקי הרגולציה, ובמקרה הפחות טוב ללא נהלים המתאימים לתקופת החירום כלל. אין ספק כי בתקופה זאת הבינו מעסיקים ועסקים רבים למה צריך נהלים, ובטח כשמדובר בשעת חירום.
במיוחד ברגעים כאלה, הארגון זקוק ליציבות ולידיעה מה עושים ומה הצעד הבא. קובץ נהלי עבודה אשר נוצר ונכתב אישית עבור הארגון מאפשר לכלל הנוגעים בדבר לקבל מענה באשר לפעילות שלהם ולדעת כיצד לעבוד גם כאשר יש שינויים עסקיים גלובליים חדשים. כאשר קיימת ידיעה כיצד פועלים גם במצבי קיצון, הדבר מרגיע את העובדים ואת ההנהלה, נותן להם ביטחון בפעולותיהם היומיומיות ומאפשר המשך עבודה גם בתנאים אלו. אין ספק כי נהלי המשכיות עסקית בפרט ונהלי עבודה בכלל יהוו לכם את הבסיס להצלחה גם בימים של מגפה משתוללת וחוסר וודאות.
חשיבות קיום ספר נהלים לחברה
פעמים רבות נשאלנו מה כולל ספר נהלים. ספר נהלים הינו למעשה חוברת הפעלה של העסק. ספר נהלים מקצועי ומקיף יתייחס לכל הפעולות או התהליכים המהותיים המבוצעים בארגון עד לפרטי פרטים, לא ישאיר מקום לשאלות, דילמות וכיבוי שריפות, וייקנה לכל מי שעובד על פיו וודאות וביטחון לתפקד על פי הגדרות ידועות מראש.
בעלי עסקים ומנהלים הקולטים עובדים חדשים בעסק יוכלו לקצר את זמן קליטתו והדרכתו של עובד חדש, לצמצם באופן ניכר את הסיכוי לטעויות ולחסוך זמן רב בטיפול בתקלות – כל זאת ע"י שימוש בנהלים הרלבנטיים כגון : נוהל גיוס, נוהל קליטת עובד, נוהל לעובד חדש בסניף, נוהל למנהל סניף. מעסיקים רבים לא מודעים לכך כי קיימת חשיבות לקיום ספר נהלים לחברה, והם יכולים לחסוך עשרות אלפי שקלים בשנה, אם יחזיקו בנהלים ברי ביצוע, תמציתיים ונגישים. ספר נהלים טוב צריך להתייחס לתהליכים השונים המבוצעים בארגון כמו תהליכי מכירה, תהליכי גבייה שירות לקוחות, רכש וספקים, ניהול מלאי ועוד אנו מציעים שלל פתרונות בתחום כתיבת נהלים, ביניהם ליווי, ייעוץ וכתיבה למנהלים. מוזמנים ליצור איתנו קשר בכל עת ולקבל את הפתרון המתאים לעסק שלכם.