הרצאה של רו"ח שלי גליקליך-פוקס, בודקת שכר מוסמכת וראש תחום בדיקות שכר באודיט בקרה וביקורת. מתוך כנס מעסיקים בנושא בודק שכר מוסמך (דיני עבודה) שהתקיים בנובמבר 2019.
"אז בוקר טוב לכולם, אני שמחה מאוד שבאתם, שמחה לראות פנים מוכרות וחדשות. אני רו"ח שלי גליקליך-פוקס, אחראית על נושא בדיקות שכר. בהמשך היום תצטרף אלינו עורכת דין יעל דולב, שותפה אחראית על דיני העבודה במשרד גרוס והגברת רבקה מקובר ראש אגף ההסברה לשעבר במשרד העבודה ובעצם שתיהן ישלימו לכם את התמונה עם הצד היותר משפטי.
הבסיס לכל הדיון שלנו היום זה החוק להגברת האכיפה שיצא בשלהי 2011 ונכנס לתוקף באמצע 2012. החוק למעשה נמצא איתנו לא מעט זמן ככה שזה באמת לא מפתיע שאתם מכירים אותו והוא קבע כמה חידושים. אבל חשוב לי שננפץ את המיתוס הראשון שאני בדרך כלל נתקלת בו: החוק מטיל את האחריות על מזמן השירות, אני מעסיק ולא מזמין שירות מקבלני שירות ולכן החוק אינו-נוגע אליי.
אז אחד הדברים שבאמת חשוב להדגיש היום זה את העובדה שקודם כל שלפני החוק ואחרי החוק בסופו של דבר לכל מעסיק יש אחריות אזרחית ופלילית כלפי העובדים שלו באשר הוא תאגיד או יחיד, יש לך חובה לקיים את כל ההוראות של דיני העבודה. למעשה החידוש שהוסיף החוק בהיבט של המעסיק הוא שנוספה אכיפה מנהלית, זאת אומרת שמשרד העבודה קיבל את הסמכות להפעיל סנקציות מנהליות מהמישור של התראה ועד המישור של הטלת קנסות ועיצומים, על כל מעסיק שיפר את אחת מהוראות של התוספת השנייה לחוק. ויותר מזה, כאשר אנחנו מדברים על מעסיק, אנחנו מדברים גם על מנכ"ל התאגיד שמעסיק עובדים. אשר לו יש אחריות אישית לכך שהתאגיד יקיים את כל דיני העבודה.
ברמה הזאת שאם תהיה הפרה של התאגיד באחת מההפרות שציינו ניתן להטיל עליו קנסות בסכומים מאוד יפים, אומנם בשיעור מופחת לפי יחיד אבל סכומים נכבדים כך שכל אחד שמעסיק עובדים בין אם הוא עצמאי או תאגיד גדול, קחו בחשבון שיש לכם אחריות.
נעבור לחידוש שבאמת הרעיד את אמות הסיפים של הרבה מאוד גופים עסקיים. בעקבות החידוש על החוק שבא ואומר, יש אחריות מנהלית אזרחית ופלילית על מזמין שירות ומנכ"ל מזמין שירות ביחס לעובדי קבלן של שירותי ניקיון שמירה ואבטחה והסעדה. ז"א, אם התחלנו מזה שאני בכובע שלי כמעסיק יש לי אחריות על העובדים שלי ודיני עבודה הם מאוד מסובכים ומאוד קשים, אז עכשיו גם אם דאגתי שיהיה לי קבלן שישלח עובד שלו שינקה בערב את המשרד, אני אחראית גם על קיום הוראות הדין לעובדי הניקיון של הקבלן. אם יש לי מטבח שבו העובדים שלי סועדים במהלך שעות הצהריים והוא מופעל ע"י קבלן הסעדה אז אני כמזמין השירות אחראית לכל העובדים של הקבלן הסעדה.
אז אומנם יש נסיבות שהחוק אומר מתי בכלל עובד קבלן יכול לתבוע את מזמין השירות בתביעה אזרחית . צריכים להתקיים 3 תנאים: השירות ניתן על ידי 4 עובדים לפחות שמועסקים ע"י אותו קבלן או קבלנים שונים, זאת אומרת אם התקשרתם למספר קבלנים וכל אחד נותן לכם קבלן אחד אתם מגיעים בסך הכל לארבעה (באותו תחום) נוצר אחד התנאים, השירות ניתן למשך שישה חודשים לפחות ונמסרה הודעה לקבלן על אי קיום איזו שהיא חובה והקבלן לא תיקן אותה בתום 30 יום.
האחריות הפלילית נובעת מאי קיום חובות ספציפיות: הקבלן לא נתן תלוש, התלוש לא עומד בהוראות החוק, הקבלן לא שילם שעות נוספות, הוא העסיק בני נוער בלילה, לא נתן הפסקה וכולי. עכשיו, מה שחשוב לזכור זה שהאחריות הפלילית והאזרחית באה לידי ביטוי כשהעובד בא ותובע את הקבלן ומגיש למעשה ,תלונה, גם לך כמזמין שירות. אבל ובמקביל, למשרד העבודה יש את האפשרות לבוא ולעשות ביקורת, למצוא הפרות ולהטיל קנסות. ז"א אנחנו בכלל לא צריכים להגיע למצב שהעובד בא ועושה אקט ביוזמתו.
ואז אנחנו מדברים על עיצומים בין 5,000-35,000 ש"ח פר להפרה, תלוי בסוג ההפרה, פר עובד, כשיש קנסות מוגדלים במקרה של הפרה מ תמשכת או חוזרת על עצמה (משתנה לפי סוג ההפרה ועוד קריטריונים אחרים), והדבר החשוב פה זה איסור ביטוח ושיפוי. זאת אומרת, אם אתה מנכ"ל ואתה תחטוף את הקנס ברמה האישית, אתה ממש תוציא את הכסף מהכיס. אין לזה כיסוי של ביטוח ושיפוי. לצד האחריות הגדולה, החוק בא ואמר אוקיי אני אתן לך הגנות. לך כמעסיק ולך כמזמין השירות. ההגנות אומרות: 1. ההפרה תוקנה במלואה, והדגש על במלואה: אם באה ביקורת ומצאה שלמשה משה לא שילמו חופשה כפי שנדרש, הציפייה היא שלא רק תבואו ותתקנו למשה משה אלא שהתיקון יהיה רוחבי. 2. "המעסיק נקט פעולות למניעת הישנות ההפרה ולהקטנת הנזק שנגרם בשלה" אנחנו נדבר על איזה דברים צריך לעשות – צריך לעשות פעולות אקטיביות.
3. הסתמכות על בודק שכר מוסמך. אמרנו שהגנה השלישית היא בעצם הסתמכות על בדיקות של בודק שכר וזה בעצם החידוש הנוסף של החוק הזה. הוא קבע מושג חדש, מקצוע חדש שעבר גם כמה התפתחויות. נכון להיום בודק שכר יכול להיות רק מי שעבר את ההכשרה וקיבל רישיון שהונפק לו ע"י משרד העבודה, כמו הרישיון הזה. עכשיו אני רוצה אבל גם להדגיש בהיבט הזה שאם אתם תחליטו ללכת ולהזמין שירות של בדיקות של בודק שכר תוודאו שלאותו בודק שכר ששכרתם יש אכן את התעודה כי אחרת לא יהיה הגנה.
אני מזכירה שגם מעסיק יכול לקבל את ההגנות ומעסיק צריך להראות שההפרה תוקנה במלואה, אם ההפרה נעשתה על ידו, גם אם זה על ידי חשב השכר שמטעמו, האחריות של שניהם והוא צריך להראות פעולות שהוא נקט למניעת הישנות ההפרה. למשל, כשאנחנו מבצעים סקר סיכונים לתהליך שכר בחברה, זאת דוגמא להגנה שמעסיק יכול להראות כסוג של פעולה שנקט למניעת הישנות.
כך שאם אני בא ואני מראה שלקחתי בודק שכר מוסמך שסקר את כל תהליך השכר ובתהליך הזה של סקר סיכונים אנחנו ממפים את כל התהליך, אנחנו עומדים על הנקודות שבהם יש איזשהם ליקויים או רק סיכונים לחשיפות גדולות יותר ואז מעסיק יכול למקד את תשומת הלב שלו באותם נקודות, ומצד שני, הוא מקבל תמונה מלאה של האם התהליך שלי תקין, אם כן – תמשיך ככה, אם יש דברים לתקן, אז אני מראה את מגמת התיקון שלי וזאת ההגנה. בדיקות שכר מדגמיות אנחנו באים, לוקחים אחוז מסוים מהעובדים, (תלוי בהיקפים ובמספר גורמים נוספים). מחליטים על שיעור מסוים ואת אותו מדגם בודקים ברזולוציה של תלוש תלוש מול כל תהליך השכר, מול כל דיני העבודה שחלים.
דבר נוסף – בדיקות שכר ממוחשבות רוחביות. אנחנו מתלבשים על הדטה בייס של השכר ומריצים בדיקות רוחביות בצורה כזאת שבודקים את כל האוכלוסייה ואז יכולים לאתר חריגים. בדרך הזאת, לא רק שחסכנו כסף במקרה ותבוא הפרה ואז אנחנו מונעים את גודל העיצום, או אנחנו מונעים בכלל את ההפרה אם המעסיק בדק ותיקן לפני שהייתה ביקורת.
בדרך זאת אנחנו יכולים לאתר גם תשלומי יתר. משימה שאנו עושים בימים אלה, אחד הלקוחות
שעובד איתנו כבר מספר שנים בכובע של בדיקות מזמין שירות ביקש: תבדקו את העובדים שלי, אני רוצה לדעת שאני בסדר, אבל איפה שאני משלם יותר אני גם רוצה לדעת וזה חשוב לי לא פחות. ובאמת ברגע שבדקנו גילינו כל מיני דברים חלקם הפרות שהיו עולים בביקורת אך גם תשלום ביתר- לצורך העניין גילינו שמשלמים על זמן הפסקה בלי שאף אחד ידע מזה, ותחשבו על זה במכפלות של כל העובדים – חברה מאוד גדולה, זה הרבה מאוד כסף.
תחת הכובע של מזמין שירות שזכאי וצריך להנות מההגנות יש לנו גם שתי פעולות שאנו ממליצים לבצע:
הראשונה תחת האמרה "תראה פעולות שעשית למניעת הישנות או הפרה" חשוב מאוד כבר בשלב ההתקשרות עם הקבלן לוודא שהחוזה שלך הוא לא חוזה הפסד, כי היה וימצא שהחוזה הינו הפסדי, לא ייעזרו שום בדיקות שכר שתעשה. זה דבר שאתם מסוגלים לבצע לבד בזמן ההתקשרות. והשנייה, יש את ההגנה שתוכלו לבצע באמצעות בדיקות תקופתיות ע"י בודק שכר מוסמך.
בעיקרון התהליך הוא כזה שאנחנו נכנסים לנעליו של מזמין השירות, הוא נותן לנו את הפרטים אבל הוא ממשיך לעסוק בענייניו. אנחנו פונים לקבלן מוסרים לו את רשימת המסמכים שאנחנו רוצים, עוברים את כל התהליך הסיזיפי עד שהוא מעביר לנו את החומרים ואז אנחנו בודקים, מוציאים את הדו"ח, על פי רוב יהיו בו ליקויים, לצערנו, זה עדיין המצב היום ואז הבדיקה נעשית לפי טיוטת תקנות בדיקות תקופתיות בידי בודק שכר מוסמך, יש של 2017 ושל 2014, שתיהן עדיין בגדר טיוטה, אבל בסופו של דבר אנחנו רואים שהשוק מתכוונן למה שהטיוטות אומרות.
אנחנו ממתינים בטווח של חודשיים חוזרים אל הקבלן ואומרים לו : "אוקיי, בוא תראה לי באמת שתיקנת" בעצם התפקיד של בודק שכר לא מסתיים עד שהוא לא רואה שהקבלן ביצע תיקון. יש מצבים של אי שיתוף פעולה שאנחנו מסיימים את הדוח במצב של "ההפרה לא תוקנה" ואז כמזמין שירות יש לך את הזכות לבוא ולומר לאותו קבלן, "אם לא תתקן את ההפרה אנו נסיים איתך את ההתקשרות".
אנחנו כמו שאמרתי מבצעים את הבדיקות ומיישמים את כל הוראות החוק כבר מ2012 ונצבר לנו באמת הרבה ניסיון וכמו שאמרתי קודם החוקים מאוד מאוד מורכבים, הנסיבות כל פעם משתנות, יש המון ניואנסים בהתאם לנסיבות של העובדים והמעסיקים ולכן בחרתי כאן להביא לכם כמה דגשים שאני חושבת שהם מעבר למה שאומר החוק, כמה דברים שנתקלתי בהם שחלקם אולי יראו לכם טריוויאליים אך בתור מעסיקים – באמת כדאי לשים אליהם לב. שוב, כמובן שזה לא מכסה את הכל אלא זה כמה דגשים.
אז הדבר הראשון זה הנושא של חובת ניהול רישום נוכחות כביכול כולנו מכירים את זה אבל מה שחשוב לי לציין -שזאת חובה. וזאת חובה כי היא חלה על כולם, אחרת אנחנו מבצעים הפרה של חוק הגנת השכר, ולצורך העניין כל מיני תירוצים כמו "זה עובד במשרת אמון/ אני לא יכול לוודא את השעות/ סגרתי עם העובדת בצורה של עבודה קבלנית" וכולי זה בסופו של דבר יוצר מצב שאם תגיעו למצב שעובד תובע אתכם ולא תהיה לכם אפשרות להראות דו"ח נוכחות, חזקה לפי חוק שכר מינימום שלא שילמתם לו שכר מינימום וזה כבר פלילי. לכן ההמלצה היא, לא משנה מה בסיס ההתקשרות או התשלום, כל עובד יימלא דו"ח נוכחות.
סעיף נוסף - תלושים בדואר אלקטרוני כולם רוצים היום להיות ירוקים ואתם בחרתם שלא להדפיס את התלושים אלא להגיש אותם לעובדים בדואר אלקטרוני או דרך האינטרה-נט וכדומה. קחו בחשבון שלצד הרצון הטוב הזה מדובר בהפרה, אלא אם קיבלתם את הסכמת העובד. בעיקרון יש תקנות שהגדירו ממש טופס מסודר אבל אם אתם לא משתמשים בדרך הזאת, לפחות תוציאו דואר אלקטרוני לכל העובדים שאומר "החל מעתה אנחנו מעבירים את התלושים במיילים", ותאפשרו למי שיש השגות ורוצה לקבל את התלוש פיזית בנייר, לקבל אותו בדרך זאת.
בדיקת נכונות פילוח שעות בתוכנת רישום הנוכחות יש מקומות שבהם מצאנו שמערכת רישום הנוכחות לא מכוילת בצורה נכונה לחלוקה של השעות. זה בעיקר יכול לקרות במקומות שבהם יש עובדים עם הסכמי העסקה שונים, כשיש מגוון, יש עובדים של 5 ימים בשבוע, יש 6, זה משפיע גם על החלוקה של השעות הנוספות, יש עובדים שאתה מתיר להם להתחיל לעבוד ב7 ויש כאלה ב8. ויש מצבים שבהם המערכת לא הוגדרה נכון, ויש מצבים שבהם הכל בסדר, אבל השתנה החוק כמו לפני שנה ועברנו מ186 שעות ל182 שעות לקח לך חודש חודשיים עד שעדכנת את החלוקה של השעות, ובאותו יום אתה כבר נמצא כבר בהפרה. אין פה זמן חסד להתארגנות.
פנסיה
נקודה נוספת כואבת ומאוד גדולה זה הנושא של הפנסיה. אפשר לדבר על זה הרבה אבל בחרתי להתמקד במספר נקודות. נקודה ראשונה, אם קיבלתם לעבודה עובד שיש לו קרן פנסיה פעילה, זאת אומרת שהוא זכאי להפרשה מday one. יכול להיות שאתם תעבירו לו בהמשך אבל הזכאות שלו היא מהיום הראשון. קיבלתם עובד ללא קרן פנסיה, אז באמת יש לו תקופת המתנה אבל קחו בחשבון שברגע שמגיע מועד הזכאות שלו אתם כבר צריכים להפקיד. אתם מעבירים פנסיה לא לפי מצב המסגרת בבנק אלא מתי שצריך שזה עד ל15 לחודש. אם אתם נעזרים בנותן שירות תדאגו לקבל היזון חוזר, אם אתם לא נעזרים בנותן שירות ואתם רואים איזו שהיא בעיה תוציאו מייל לגוף הפיננסי אליו אתם מעבירים את ההפרשות שלפחות יהיה לכם תיעוד. תראו התכתבות כהוכחה למניעת ההפרה.
גיל פרישה
אם אתם מעסיקים עובדים מבוגרים, שאפו. וחשוב שגם תמשיכו להפריש להם לפנסיה גם אם הם הגיעו לגיל פרישה להבדיל מגיל פרישת חובה. שאז אם הם עדיין עובדים אצלכם, אתם עדיין צריכים להפריש להם פנסיה. כן נתקלתי במעסיק שקיבל לעבודה עובדת בת 62 וחשב שהיא כבר בגיל פרישה ויש "פטור" מפנסיה. אז לא - עדיין צריכים להמשיך ולהפריש לה פנסיה."
