הרצאתה של רואת-חשבון שלי גליקליך-פוקס, בודקת שכר מוסמכת וראש תחום בדיקות שכר באודיט בקרה וביקורת. מתוך כנס מעסיקים בנושא בודק שכר מוסמך (דיני עבודה) שהתקיים בנובמבר 2019.
"דבר נוסף שאני רוצה להמליץ לכם בתור מעסיקים זה לבצע כמה בדיקות שהן מאוד בסיסיות, שמאוד קל לבצע אותן והן חשובות. הדבר הראשון זה לעשות בדיקות סבירות לתשלום נטו מול חודש קודם א. ברמת העובד: קודם כל זה נותן לכם בדיקת סבירות לשכר פר עובד וכך גם תוכלו להציף נתונים על עובדים חדשים, לוודא שאתם מזהים את העובד, לבדוק שהשכר הראשוני תקין וכולי, ב. ברמת סה"כ לתשלום כדי לקבל את הסבירות הכוללת. את הסך הכל נטו לתשלום מומלץ לבדוק גם מול החיוב בבנק. על פי רוב, החברות מעבירות במס"ב. המנכ"ל הוא לא זה שמעביר, אלא בדר"כ מנהלת חשבונות, או חשבת שכר, חשב וכולי..אז בתור המנכ"ל או סמנכ"ל הכספים, תשימו עין ותבדקו שבאמת הסכום שעבר בבנק זה הסכום שראיתם ואישרתם במערכת השכר.
שימו לב לדוחות נוכחות של עובדים שיש להם רכיב שעות נוספות. אם יש לכם עובדים כאלה אתם יוצאים מתוך נקודת הנחה שאם הם קיבלו שעות נוספות על אחת כמה וכמה הם עשו את השעות הרגילות שלהם. תתפלאו, יש עובדים שבימים מסוימים אומנם עשו שעות נוספות אבל בימים אחרים הם לא עמדו במכסת השעות הרגילה שלהם. במקרים כאלה אי אפשר לקזז ביניהם אבל כן ניתן לקזז על שעות רגילות חסרות. עובד גלובלי צריך קודם כל למלא את המכסה החודשית שלו כדי לקבל את השעות הנוספות. שכר מינימום לפני עמלות
אם יש לכם עובדים שמקבלים עמלות, בדר"כ אנשי מכירות, הם יכולים להגיע לפעמים למשכורות של 17,000 שקל ואז מי בכלל חושב על עניין של שכר מינימום. אבל אם תנטרלו מהתלוש את הרכיב של העמלות תראו שהם בכלל לא מקבלים שכר מינימום.
כל מה שאמרתי עד עכשיו היה רלוונטי כמובן למעסיקים. רלוונטי לכל חברה שבה אתם מועסקים וכמובן כל קבלן חובש את הכובע של מעסיק ולכן אנחנו מצפים ממנו לבצע את כל מה שדיברנו. יחד עם זאת, כמה טיפים בשבילכם בכובע שלכם כמזמין שירות. שירותי אבטחה ושמירה; שימו לב שיש עובדים בחברות שמירה שממלאים מספר תפקידים במהלך חודש. ז"א יכול להיות עובד שהוא בשעות מסוימות, ימים מסוימים, משמרת מסוימת, מבצע את העבודה של חדר בקרה וביום אחר הוא בודק ביטחוני. ואז יש תעריפי שעה שונים וצריך לוודא שבתלוש יש לו את התעריפים השונים, שבדו"ח נוכחות אנחנו באמת יכולים לזהות את התפקיד שהוא מילא, כדי שבאמת הכל ייתאם למציאות.
שירותי הסעדה
בענף זה קיימת סוגיה כואבת של קבלני הסעדה והיא משגיחי הכשרות, שהם לא אוהבים להחתים כרטיס נוכחות מסיבותיהם הם, אבל בשורה התחתונה הם חייבים. אני אקצר כאן את כל הסוגיות, זאת נקודה שנתקלנו בה ובחנו אותה לעומק, בשורה התחתונה שימו לב, אם יש משגיחי כשרות הם חייבים להחתים כרטיס. יש פסקי דין של משגיחים שתבעו את הרבנות בגין שעות נוספות שלא שולמו להם כך שלמעשה זה משמש גם אותם אח"כ כקייס לתביעה וברגע שהם מבינים את זה זה לטובתם.
עובדי קבלני ניקיון יש לנו את הנושא של דוחות נוכחות קבלני ניקיון, הזכרנו קודם את הסוגיה הזאת, מחויבים על פי הצו להתקין שעון נוכחות. לשמחתי העולם הזה של דיווח שעות ידני הולך ודועך. אבל שימו לב שאם אתם מזמין שירות תשאלו את הקבלן שלכם אם העובדים שלו מחתימים כרטיס או שזה ידני. זה מאוד קל לכם להתמודד עם זה ולשאול. כרטיס נוכחות חייב להיות אישי חייבת לשתף במקרה הזוי שנתקלתי בו: בתור חברה שמספקת שירותי בודק שכר מוסמך בדקנו קבלן ניקיון, קיבלנו דוח נוכחות קיבלנו תלוש ואין התאמה ברמה היסטרית. כשהעמקנו וביררנו התברר ש2 אנשים, 2 עובדים קרובי משפחה מדרגה ראשונה משתמשים באותו כרטיס. והקבלן, לפי מיטב ידיעתו בעצם מפצל את השעות לשתי תלושים שונים. באמת שזה אחד הסיפורים היותר ביזאריים אבל זה קיים וכמובן שזה לא חוקי.
תוספת ותק
תוספת ותק זה רכיב לו זכאים עובדי הניקיון וזה גם פונקציה של מספר השעות בקשר ישיר לדוחות הנוכחות.
צבירת ימי חופשה
עוד דבר שחשוב להגיד זה בעניין חופשה. הזכאות החודשית לצבירת ימי חופשה זה משהו שרלוונטי לכולם. יש נטייה של חשבי שכר לגבי עובדים שהם בחלקיות משרה לגזור את מספר הימים לפי היקף המשרה וזאת טעות מיסודה. המבחן הוא מספר ימי העבודה ואז לפי הנוסחא הקבועה בחוק.
פדיון חופשה
אנחנו מדברים על עובדים מוחלשים. רוב האנשים בתחום הזה הם קשי יום. והקבלן נמצא במציאות שיכול לבוא אליו עובד ולהגיד לו "אני צריך כסף ובבקשה תפדה לי את ימי החופשה שיש לי". חשוב להבין שעם כל הכאב בדבר, זה לא דבר שמותר על פי חוק, פדיון חופשה אפשרי אך ורק בעת סיום יחסי עובד-מעביד.
ממש שלוש נקודות אחרונות לסיום אם אתה מזמין שירות, ממליצה לכם למנות גורם מטעמכם שיהיה איש הקשר מול עובדי הקבלן בשטח, שיכיר אותם. כך כשאנחנו באים לבצע את הבדיקות, אז א. אתם תוכלו להגיד לי, אצלי עובדים א' ב' ג'- אלה העובדים. הרבה פעמים אנחנו באים ואומרים לי: את צריכה לבדוק את א' ב' וג' ומסתבר שמזמן א' ב' וג' לא נמצאים ואז אנחנו מקבלים רשימה עם שמות אחרים, אנשים אחרים. לא חושבת שזה מצב תקין שאני אקבל את הדאטה מהקבלנים ובעצם אתם יכולים לדרוש מהקבלן שיעדכן אתכם כל תקופה. נושא נוסף, אם אתם מחדשים התקשרות תכניסו להסכם איזו שהיא התחייבות שלו לעמוד בבדיקות בודק שכר כשתרצו, מטעמכם. קודם כל, זה כמובן יגביר את שיתוף הפעולה ומעבר לזה יש פה גם פן של מחויבות וזהירות. זאת אומרת, הוא כבר יודע מday one שמתישהוא תגיע הביקורת.
ונקודה אחרונה, זה לקיים פגישת שימוע במקרים שהדו"ח הראשוני מציף ליקויים חמורים. אנחנו, כמו שאמרתי, אחרי שהוצאנו דוח עם ליקויים, נחזור ונבדוק שהוא תיקן, ואם הוא לא תיקן נציף את זה במלואה חומרה. אבל, יש ערך הרבה יותר משמעותי לכל התהליך כאשר כמזמיני שירות אם קיבלתם דו"ח שמציף ליקויים חמורים, תקראו לקבלן לשיחה, שימוע, נזיפה תקראו לזה איך שאתם רוצים ותגידו לו: "אדוני, אני לא מתכוון לשלם שקל אחד, להוציא מהכיס שלי על ההפרות שאתה מבצע. אתה צריך לתקן את זה בתזמון שנקבע לך ואני אוודא את זה." זה מראה על רצינות שלכם בתהליך, זה מחזיר אותנו לאותן פעולות שמצופה ממזמין שירות לנקוט למניעת הישנות ההפרה וזה יוצר תרבות אירגונית ביניהם, גם לעתיד לבוא, כי בסופו של דבר, את הבדיקות האלה צריך לעשות כל שנה מחדש ואנחנו רואים שמזמיני שירות שמפגינים כלפי הקבלנים את הרצינות ואת החשיבות – הקבלנים לאט לאט מתיישרים. יש פה עקומת למידה והיא דווקא יפה.
עד כאן. אני מודה לכם, מקווה שזה היה מועיל."